Actuellement, la plupart des entreprises optent pour la dématérialisation. De ce fait, la signature électronique légale devient incontournable. Le concept ne se limite pas à parapher numériquement un document ou à simplement scanner une signature manuscrite. Ne nécessitant aucun outil spécifique, cette technologie est très avantageuse.
Comment fonctionne la signature électronique ?
La signature électronique sur
Universign ne consiste pas à scanner sa propre signature. La procédure est encadrée par une loi afin de protéger toutes les parties, entreprises et particuliers. Il est possible de faire une signature électronique avec tout type de document tel qu'un devis, un contrat de location, un contrat de vente, un bon de livraison... Seul le format PDF est reconnu en Europe. Ce format inclut les éléments de signature dans le fichier lui-même et non dans un fichier de signature séparé. Lorsque vous effectuez ce type de signature, un e-mail vous est envoyé. Vous y trouverez également un lien hypertexte qui mène à la page de signature et aux documents que vous devez signer. Vous devez ensuite cocher une case pour montrer que vous avez lu le contenu du document. Un code SMS vous sera envoyé pour vous authentifier. Vous recevrez vos documents sur un espace client ou par email.
Quel matériel dois-je utiliser pour signer électroniquement ?
Pour procéder à la signature électronique des documents, vous devez : télécharger les documents, ajouter les signataires et organiser les champs et envoyer. Pour ce faire, vous aurez besoin d'un smartphone, d'un ordinateur ou d'une tablette. L'opération étant 100% en ligne, elle nécessite une connexion Internet. Vous n'avez pas besoin d'une clé USB, d'un lecteur de cartes ou d'un logiciel spécifique. Sachez toutefois qu'il existe de nombreux logiciels de signature numérique sur le marché. Choisissez-en un en fonction de vos besoins, de sa facilité d'utilisation, de sa conformité à la réglementation, de son prix, des fonctionnalités offertes, de son niveau de sécurité et de certification…
L’utilité de la signature électronique !
Ayant la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, la signature électronique est invisible. Les caractères cryptés qui la composent ne sont pas affichés dans le document à signer. Il ne s'agit donc pas d'un scan de la signature manuscrite. Grâce à la signature numérique, il est possible d'authentifier de manière fiable l'auteur du fichier et de s'assurer que son contenu n'a pas été modifié. L'engagement du signataire sur le document est définitif. Très avantageuse, cette opération permet un gain de temps considérable. En effet, il est possible de signer les papiers à distance et instantanément.