Actuellement, la dématérialisation est au cœur des problématiques de nombreuses entreprises et administrations. Ce processus de numérisation des documents prend de plus en plus d'importance. Son principe est fondamental, car il présente des avantages au niveau des coûts. Ainsi, les entreprises peuvent numériser leurs bons de commande, leurs fiches de paie, etc.
Quelques mots sur la dématérialisation !
La dématérialisation est un procédé permettant de traiter les informations et les dossiers en se passant du format papier. Cette technique consiste à transférer des données stockées sur des supports analogiques pour les mettre sur des supports numériques. Dans ce cas, il y a donc la dématérialisation de la GED (Gestion électronique de documents) et des activités, la dématérialisation des échanges, la dématérialisation des documents, etc. Le terme de dématérialisation native est souvent utilisé pour qualifier les processus, les échanges et les informations qui sont créés directement sur des supports numériques.
Pourquoi réaliser une dématérialisation ?
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux. Elle facilite la gestion de nouvelles tâches et une meilleure gestion de l'information, car la GED est moins chronophage, plus efficace et plus rapide. Il y a aussi la sécurisation du patrimoine documentaire de l'entreprise. Les données sont centralisées dans un référentiel unique comme dans les pièces jointes que l'on trouve dans les adresses électroniques, dans les logiciels métiers, sur le papier numérique…. De plus, la recherche n'est plus étendue au titre, mais au corps du document. Ainsi, l'administration peut partager et diffuser l'information immédiatement où qu'elle se trouve. Il est également évident que la dématérialisation est une technique qui permet aux équipes de l'entreprise d'être plus réactives. Cela améliore aussi la qualité de vie, car elle facilite le télétravail dans les entreprises.
Comment réduire les coûts avec la dématérialisation ?
La dématérialisation permet de réduire instantanément les coûts de l'entreprise. Vous pouvez dire adieu à tout le papier. La dématérialisation est cruciale pour les entreprises qui souhaitent réduire leur consommation de papier. Selon une étude, la France utilise 11 millions de tonnes de papier chaque année. Au cours des 20 dernières années, la consommation mondiale de papier a augmenté de 126 %. En moyenne, un employé utilise 75 à 80 kg de papier par an. La dématérialisation peut donc permettre de réaliser des économies importantes. Le gain de temps qui est l'un des avantages de la dématérialisation permet également de réduire les coûts. Vous pourrez ainsi améliorer votre image de marque et réduire votre empreinte carbone.