Les signatures électroniques sont créées à distance par des moyens numériques et confirment l'authenticité d'un document, prouvent l'identité ou l'autorisation de l'auteur. Il ne s'agit pas de signatures visibles, mais d'une séquence de caractères sur laquelle on peut cliquer pour signer électroniquement un document. La signature électronique est créée en scannant la signature d'une personne et en y ajoutant une image. Mais quels sont les avantages de cette technologie ?
Une sécurité accrue pour les documents approuvés !
Le règlement eIDas classe les signatures électroniques en trois catégories, la première étant la plus sûre et la plus courante à utiliser. On l'appelle la signature électronique simple et elle est utilisée pour les actes juridiques et financiers mineurs. Cet élément indique qui est le propriétaire d'un contrat, d'une adhésion, d'un bail ou de tout autre accord. Il peut être identifié à l'aide d'une adresse électronique, d'un numéro de téléphone ou d'un autre identifiant unique. Un certificat numérique associé au signataire doit être fourni pour officialiser une signature électronique avancée. La signature d'une personne sur un document est comparée aux informations figurant sur sa pièce d'identité pour en garantir la légitimité. C'est pourquoi les signatures apparaissent sur les documents relatifs aux hypothèques, aux assurances-vie et aux ventes immobilières.
L'Agence nationale pour la sécurité des systèmes d'information contrôle l'utilisation de la signature électronique la plus sûre. Appelée signature électronique, elle est rarement utilisée en raison de sa disponibilité limitée. Une rencontre physique ou virtuelle avec l'autorité de certification est nécessaire pour utiliser la méthode de signature par carte à puce ou clé USB. En effet, le professionnel du droit a besoin d'une méthode de stockage sécurisée pour ces dispositifs. Différents types de documents nécessitent différentes méthodes de stockage, il est donc important de consulter vos conseillers pour choisir la meilleure méthode de stockage. En effet, certains documents présentent des risques de sécurité élevés et d'autres des risques de sécurité faibles.
Gagner du temps et de l'espace !
Les signatures électroniques permettent de classer les documents directement dans les archives numériques, ce qui élimine la nécessité de les stocker dans des armoires fermées à clé. En éliminant la nécessité de stocker physiquement un document, on s'assure qu'il reste intact et on évite les pertes. La gestion électronique des documents, ou GED, facilite également la recherche d'un contrat. Grâce à cette technologie, les employés peuvent désormais travailler depuis n'importe quel endroit, même mobile. En outre, seules les personnes autorisées peuvent accéder à la version numérique d'un contrat. En conservant les documents à valeur probante dans une archive avec une limite de temps spécifique, vous assurez le respect des exigences légales de stockage.
La signature électronique réduit considérablement le temps nécessaire au traitement des documents. Après l'envoi d'un e-mail ou d'une carte postale au client pour signature, toutes les autres étapes du traitement des documents sont éliminées. Il ne reste plus qu'à attendre que le client envoie le document fini par courrier ou par e-mail à l'expéditeur. Ce processus peut prendre plusieurs semaines s'il est traité de manière traditionnelle. L'utilisation à la fois des signatures électroniques et des documents dématérialisés rationalise les processus d'efficacité et de validation des contrats. C'est un gain énorme pour les entreprises, leurs prestataires de services et leurs clients. C'est pourquoi les clients doivent considérer très attentivement le délai entre la signature d'un contrat et sa livraison. Ils peuvent renégocier les termes, demander des rétractations ou même retarder leur décision.
Une protection accrue !
Les signatures électroniques sont plus sûres que les signatures manuscrites car elles éliminent le risque que quelqu'un imite votre signature. Beaucoup de gens pensent qu'une signature manuelle sur papier est plus sûre qu'une signature électronique. Cependant, une signature électronique offre une transparence totale à chaque étape du processus. Par conséquent, toute modification apportée au document laisse une empreinte digitale facilement identifiable. Les signatures numériques utilisent la cryptographie asymétrique pour offrir une sécurité accrue et rendre plus difficile la falsification des documents. En effet, chaque document ne peut être modifié que s'il est signé avec la signature électronique. Un certificat numérique protège automatiquement chaque signature d'un document. Cette fonctionnalité permet également une automatisation des ventes qui réduit le risque d'erreurs par rapport aux signatures contrôlées manuellement.
L’efficacité de la signature électronique !
La réalisation d'un processus ou d'un projet d'entreprise se traduit trop souvent par une longue et frustrante épreuve de paperasserie. En conséquence, chacun doit passer tout son temps à effectuer des tâches administratives au lieu d'accomplir des objectifs significatifs. Les gens veulent accélérer leurs processus commerciaux en utilisant des méthodes numériques. Les signatures électroniques peuvent être ajoutées à un processus pour faciliter la gestion du temps. Vous n'avez plus besoin d'attendre qu'un superviseur revienne à votre bureau pour signer manuellement des documents, les numériser dans un dossier, les imprimer ou les archiver. Vous pouvez également vérifier automatiquement que les documents ont été signés par la bonne personne.
Toute personne extérieure à votre entreprise peut désormais signer facilement des documents à l'aide de signatures électroniques. Cette fonction d'automatisation permet aux entreprises de réduire considérablement le temps nécessaire à la création de contrats.