Pour les particuliers, comme pour les entreprises, plusieurs actes juridiques, commerciaux et administratifs sont actuellement dématérialisés. Ils prennent ainsi la forme des documents numériques, et non pas de supports papier comme les fichiers texte, les tableurs, les fichiers au format PDF, etc. La signature électronique est le moyen d’officialiser les documents et aussi de garantir leur sécurité. Découvrez quels types de documents on peut signer électroniquement.
Les documents destinés à des clients, des entreprises et les documents de l’entreprise à entreprise
L’utilisation de signature électronique se généralise également pour les entreprises, et va, dans certains cas, devenir obligatoire, pour plusieurs documents concernant notamment les relations avec les clients. Les factures sont ainsi plus dématérialisées. Le fait de les signer électroniquement leur donne généralement une valeur juridique, indispensable aux opérations de vente. La relation avec les clients est, pour les entreprises dont l’activité est par exemple réalisée principalement en ligne, à 100 % dématérialisée. Dans ce cas, les transactions sont validées par la signature électronique des contrats et des ventes conclus. Une entreprise a aussi tout intérêt à électroniquement signer les documents qu’elle échange par exemple avec ses fournisseurs. De plus, il peut être des bons de commande, des devis, des contrats, etc. Elle permet, outre la sécurité que la signature électronique offre en raison de l’encadrement légal, de faire gagner de temps et de fluidifier des parcours obligatoires juridiques et administratifs que les relations contractuelles entre toutes les entreprises imposent.
Les documents nécessaires afin de répondre au marché public
Les entreprises souhaitant répondre au marché public, c’est-à-dire aux commandes qui sont initiées par l'État et les établissements publics, par des collectivités territoriales et les établissements publics ou les groupements, peuvent aussi choisir de transmettre tous les documents qui sont nécessaires à leur candidature électroniquement. La signature électronique prend donc tout son sens, car elle donne aux documents transmis une valeur juridique. Elle est, de plus, un gage de simplification de procédures qui sont à mettre en œuvre et un gage de rapidité.
Les documents de gestion de l’entreprise
L’entreprise peut avoir recours à une signature électronique dans sa gestion interne, et surtout en matière des ressources humaines. Par exemple, il est actuellement possible de signer le contrat du travail à distance avec les futurs employés. En effet, le contrat du travail peut être signé électroniquement et dématérialisé. Un moyen permettant surtout d’accélérer les procédures du recrutement et d’éviter les tracasseries concernant leur envoi, leur archivage, leur validité juridique, etc.